Kierownik biura

Główne zadania:

• zapewnianie przepływu informacji i dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa oraz zarządzanie korespondencją;
• aktualizowanie i kompletowanie dokumentów potwierdzających wiarygodność przedsiębiorstwa;
• nadzorowanie segregowania i archiwizowania dokumentów;
• zapewnianie funkcjonowania urządzeń i sprzętu biurowego;
• organizowanie spotkań, konferencji oraz wyjazdów integracyjnych pracowników;
• sporządzanie instrukcji, procedur i regulaminów w zakresie czynności biurowych;
• organizowanie i nadzorowanie pracy podległych pracowników;
• motywowanie, ocenianie i premiowanie podległych pracowników;
• organizowanie i nadzorowanie zaopatrzenia biura w materiały biurowe, materiały promocyjne, wyposażenie i artykuły spożywcze;
• współpracowanie i zawieranie umów z kontrahentami i podwykonawcami w zakresie prowadzonej przez pracodawcę działalności;
• planowanie i kontrolowanie kosztów funkcjonowania biura;
• organizowanie stanowisk pracy zgodnie z zasadami BHP i ochrony ppoż. oraz wymaganiami ergonomii ochrony środowiska.

Kierownik biura powinien posiadać wykształcenie średnie ogólne lub średnie zawodowe ekonomiczne czy administracyjne, uzyskane w systemie formalnym (szkolnym) – po zdaniu egzaminu kwalifikacyjnego. Zazwyczaj pracodawcy wymagają wykształcenia wyższego pierwszego lub drugiego stopnia o kierunkach organizacja i zarządzanie, administracja, ekonomia, prawo oraz doświadczenia w prowadzeniu biura. Może również być wymagane wykształcenie wyższe o kierunku zgodnym z branżą, w jakiej działa biuro, umiejętność obsługi specjalistycznych programów komputerowych oraz posługiwanie się językiem obcym na poziomie zaawansowanym. Dodatkowym atutem może być posiadanie prawa jazdy kategorii B. Kierownik biura powinien dokształcać się w systemie pozaformalnym poprzez uczestniczenie w szkoleniach organizowanych w przedsiębiorstwie, jak i przez stowarzyszenia czy inne organizacje branżowe. Wskazane jest także, aby uczestniczył w szkoleniach z zakresu zarządzania biurem, zarządzania zasobami ludzkimi i doskonalenia umiejętności interpersonalnych.